Personvernerklæring - Tvedestrand kommune

Personvernerklæringen til Tvedestrand kommune skal gi innbyggere og andre brukere av kommunens tjenester informasjon om hvordan kommunen behandler person- og helseopplysninger som kommuner innhenter, og hvilke rettigheter de registrerte har.

Samtidig ønsker vi at erklæringen skal bidra til trygghet og tillit i forhold til at personopplysninger blir behandlet korrekt og sikkert i Tvedestrand kommune. Personvernerklæringen er tilpasset den nye personvernforordningen.

Behandlingsansvarlig
Rådmannen i hver kommune er behandlingsansvarlig for de personopplysningene som blir innhentet. Enhetsledere har et særlig ansvar for informasjonssikkerhet i sin enhet med utgangspunkt i lover/forskrifter og interne retningslinjer.

Hvorfor må vi innhente personopplysninger
For å kunne gi deg riktige tjenester må vi ha noen opplysninger om deg. Dette kan omfatte både personopplysninger og sensitive personopplysninger se: https://www.datatilsynet.no/om-personvern/personopplysninger/

Sensitive personopplysninger er i utgangspunktet forbudt å behandle med mindre vi har hjemmel i lov eller at du gir oss samtykke. Vi innhenter opplysninger som er nødvendige for å gi deg riktige og tilpassede tjenester.

Informasjonssikkerhet
Etter personopplysningsloven har vi ansvar for å sørge for at alle personopplysningene om deg er tilstrekkelig sikret. Vi har på bakgrunn av risikoanalyser innført rutiner som skal gi nødvendig sikkerhet. Tvedestrand kommune har et eget internkontrollsystem som følger opp dette.

Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig behov for dette, får tilgang til opplysningene om deg. Videre sikrer vi at personopplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som har fullmakt til å gjøre dette. Vi sikrer at personopplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig for å utføre våre arbeidsoppgaver, for å gi deg en best mulig tjeneste. Vi revurderer våre rutiner regelmessig slik at sikkerheten til enhver tid skal være så god som mulig. Dersom vi oppdager at en rutine ikke fungerer etter hensikten, følges dette opp.

Personvern og taushetsplikt
Alle ansatte i kommunen har taushetsplikt. De ansatte plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg, dersom du ikke har gitt samtykke til dette.
Innenfor enkelte tjenester og i enkelte saker er taushetsplikten særlig streng.

Du har rett til innsyn
Du kan henvende deg til en hvilken som helst av våre avdelinger og be om å få vite hva slags personopplysninger vi har om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre. Du skal få svar innen 30 dager.

Se også Retningslinjer for innsyn i personopplysninger om elever

Du kan kreve at feil blir rettet
I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men oppdager du selv at noe er feil – gi beskjed til oss, så retter vi dette så raskt som mulig.

Du kan kreve at unødvendige opplysninger om deg blir sperret eller slettet

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel Regnskapsloven og Arkivloven. Dersom du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet.

Personvernombud
Du kan henvende deg til personvernombudet for alle kommunene i IKT Agder samarbeidet som er lokalisert i Arendal og be om å få vite hva slags personopplysninger vi har registrert om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre. Du skal få svar innen 30 dager. Forespørsel om innsyn kan sendes personvernombud@tvedestrand.kommune.no eller Personvernombudet Tvedestrand kommune, Postboks 38, 4901 Tvedestrand.

Du skal kunne få utført dine rettigheter gratis
Når du ber om innsyn, retting og sletting er dette som hovedregel gratis. Kommunen kan kreve betalt for utskrifter, kopier og utsendelse når antallet er over 100 sider i en sak. Da kan det kreves en krone per ark utover 100 og betaling for hele utsendelsen. For høykvalitetskopier gjelder det egne regler.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til, eller legge ved, din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at alle som spør om det, presse og andre, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig, enten den kommer i form av brev, telefaks eller e-post.
Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentligheten. Interne dokumenter kan også unntas offentligheten dersom det finnes lovhjemmel for å unnta.

Oversikt over personopplysninger

Kommunen har oversikt over alle fagsystemer som inneholder personopplysninger. Det er informasjonssikkerhetsansvarlig i kommunen som administrerer dette.

Videreformidling

Vi skal ikke videreformidle informasjon av noen art om deg til tredjepart uten at du har samtykket til dette eller det er gitt tilgang til videreformidling i lov (f.eks. i utveksling av helseopplysninger ved behandling av pasienter).

Spørsmål om personvern?
Dersom du har spørsmål om vår behandling av personopplysninger ber vi deg ta kontakt med personvernombudet for kommunene i IKT samarbeidet.