Sjekkliste for arrangører
Arrangører av store arrangementer bør sette seg inn i DSB sin veileder for sikkerhet ved store arrangementer (2017). Se vedlegg 6 i veilederen på side 184 for eksempel på hvordan man kan strukturere en sikkerhetsplan/beredskapsplan.
Lenke til DSB veileder for sikkerhet ved store arrangementer
Se ellers Forskrift om politivedtekt, Tvedestrand kommune, Aust-Agder på lovdata.no for generelle bestemmelser
Lenke til politivedtekter for Tvedestrand kommune
1. ROS-analyse og beredskapsplan
Store arrangement er definert som “arrangementer med store ansamlinger av mennesker og/eller med potensial for store ulykker” (DSBs veileder). Eksempel på store arrangement er markeder, stevner, festivaler, konserter, idrettsarrangement osv. Felles for disse er at det er flere personer enn normalt samlet innenfor et område i en tidsavgrenset periode. Dette gjør risikoen for ulykker og uønskede hendelser større enn normalt, og konsekvensen dersom noe skulle skje større enn normalt. Potensialet for ulykker avhenger blant annet av befolkningstetthet, arrangementssted, arrangementstype, rus og publikumstype/atferd.
Det er viktig at arrangører jobbar grundig med ROS-analyse (risiko- og sårbarhetsanalyse) og beredskapsplan for arrangementet for å minske risikoen for ulykker og uønskede hendelser.
Kriseledelsen i kommunen v/ ordfører, rådmann eller beredskapskoordinator skal, i tillegg til politi/brannvesen/lege, varsles ved alvorlige hendelser. Ved driftsmessige problemstillinger kan relevante ansvarlige i kommunen kontaktes. De største arrangørene får ved det årlige sikkerhetsmøtet utdelt varslingsliste fra kommunen. I tillegg må arrangørene sørge for god intern kommunikasjon under hele arrangementet.
ROS-analyse og beredskapsplan skal sendes til Tvedestrand kommune i god tid før arrangementet. Beredskapsplanen bør evalueres og ajourføres i etterkant av arrangementet.
2. Melding til politiet
Forskrift om politivedtekt, Tvedestrand kommune, Aust-Agder:
§ 24. Søknadsplikt for arrangement på offentlig sted
Den som på offentlig sted vil holde arrangement som overveiende er av underholdningsmessig, kunstnerisk, selskapelig eller kommersiell art, og som har et omfang som åpenbart vil medføre behov for betydelige ferdselsreguleringer eller vakthold, må innen en frist som politiet setter søke om dette. Politilovens § 11 får tilsvarende anvendelse.
§ 25. Meldeplikt for allment tilgjengelig arrangement utenfor offentlig sted m.m.
Den som vil holde et arrangement som er allment tilgjengelig, må sende melding i god tid til politiet selv om arrangementet ikke skjer på offentlig sted, når dets art eller størrelse gjør det sannsynlig at politioppsyn blir nødvendig av hensyn til ro og orden eller avvikling av trafikken. Meldeplikten gjelder også sammenkomst med dans eller annen tilstelning av overveiende selskapelig eller underholdende art for medlemmer av en forening eller lignende sammenslutning. Politilovens § 11 gjelder tilsvarende.
Melding til politiet skal minimum inneholde sted/adresse, evt. løyve fra grunneier, tidspunkt, melding om musikk/støy og ønskede tiltak, (trafikkregulering, vakthold m.v.).
Politiet tlf: 02800
post.agder@politiet.no
3. Melding til brannvesenet
Brann- og eksplosjonsloven §7:
“Den ansvarlige for store arrangementer, utstillinger, forestillinger, møter og andre tilstelninger skal i god tid før arrangementet sende melding til lokal tilsynsmyndighet, dersom arrangementet skal avholdes i et byggverk eller på et område som normalt ikke benyttes til denne typen arrangementer”.
Melding til brannvesenet skal inneholde en systematisk plan/brannstrategi som inkluderer en brannteknisk plan for hvordan sikkerheten ved arrangementet er ivaretatt. Denne skal minimum inneholde plan for eget slokkeutstyr, uttak for vann til slokking, rømningsveier, brannvakter, ansvarsfordeling i forhold til varsling, slokking og evakuering, atkomst for brannvesen, søppelhåndtering og spesielle risikoområder (frityr, store folkemengder m.v.).
Planen skal godkjennes av brannvesenet.
Østre Agder Brannvesen tlf: 37013888.
post@oabv.no
4. Søknad om bruk av areal/lokaler
Offentlig areal og friområde:
Leie av grunn må godkjennes av kommunen. Skriftlig søknad skal inneholde sted, tidsrom, type arrangement, arealbehov, samt behov for strøm, vann, kloakk, trafikkregulerende tiltak, parkeringsbehov m.m.
Privat grunneier/utleier:
Leie av grunn må godkjennes av grunneier. Husk renovasjon, vann og kloakk, trafikkregulering og parkering.
5. Melding om matservering
Enkeltstående aktiviteter som innebærer salg/omsetting av næringsmidler med varighet under en uke, skal meldes til Mattilsynet ved bruk av eget skjema.
Lenke til Mattilsynets skjema for kortvarig salg av mat
Kortvarig salg og omsetting av varer som ikke innebærer videre helserisiko, slik som salg av pølser, vafler, is, brus og kaffe trenger ikke godkjenning. Man er likevel omfattet av matloven, og har plikt til å sørge for at organisering og gjennomføring er slik at hensyn til renhold og hygiene er ivaretatt:
- Pass på at maten ikke er forurenset
- Tilstrekkelig kjøleinnretning må være på plass
- Ved oppvarming og steking må temperaturen være tilfredsstillende
- Ta med nok kjeler og annet utstyr for å lage maten
- Sørg for at utstyret du bruker er rent
- Tilfredsstillende mulighet for vask av hender skal være på plass. Dersom det er mangel på håndvask, kan engangsservietter være et alternativ
Kontakt Mattilsynet dersom du har mistanke om helseskadelige næringsmidler.
Lenke til Mattilsynet sine sider
Lenke til lov om matproduksjon og mathygiene (matloven)
6. Bevilling for skjenking av alkohol
Det må søkes om bevilling for skjenking av alkohol for en enkeltanledning. Se artikkel om bevillinger.
Søknadsfrist for slik bevilling er minimum 3 uker før arrangementet.
Festivaler o.l. som forventer mange deltakere må søke i god tid før arrangementet, da det spesielt ved nye konsepter, kan være at saken må opp i kommunestyret til behandling.